Proceso de Gestión Documental

Misión

El proceso de Gestión Documental de la Universidad Córdoba tiene como Misión contribuir a la efectividad administrativa, la transparencia y el acceso a los documentos de manera ágil y oportuna; mediante el desarrollo de la función archivística universitaria para preservar el patrimonio documental.

Objetivo

Administrar los procesos de  la gestión documental de la Universidad de Córdoba, con el fin de preservar la memoria institucional y garantizar el acceso a la información, acorde con las normas aplicables nacionales vigentes.

Lineamientos

Normatividad

LINEAMIENTOS

Siguiendo los Lineamientos del Acuerdo N° 060 de 2001 Art Decimo (10) del Archivo General de la Nación, las comunicaciones oficiales que ingresen a la Institución y sean de su competencia deben  ser revisadas en la Sección de Archivo y Correspondencia para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del particular u Organización que las remite, dirección  donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. Descargar procedimiento

OBJETIVO DEL PROCESO

Administrar los procesos de  la gestión documental de la Universidad de Córdoba, con el fin de preservar la memoria institucional y garantizar el acceso a la información, acorde con las normas aplicables nacionales vigentes.

Matriz de requisitos Legales / Normograma

INFORMES

INFORMES

POLÍTICA DE CALIDAD

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Acuerdo 115-2024 

Objetivo

La información y documentación de la Universidad de Córdoba, coadyuvará en el desarrollo de los procesos académico administrativos, que garanticen la toma de decisiones acertada, basada en información pertinente y fiable que repose en soportes documentales físicos, sistemas de información institucional y documentos electrónicos existentes o que se incorporen gradualmente a la gestión universitaria. Lo anterior en el marco de los principios de Gestión Documental.

HERRAMIENTAS DE ARCHIVO

Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

El Plan Institucional de Archivos – PINAR es una herramienta estratégica que planea en el contexto de la función archivística, frente a la identificación de necesidades documentales y de información, y permite hacer seguimiento y monitoreo a las acciones ya implementadas a través de proyectos de inversión y funcionamiento que se encuentren en marcha. Lo anterior aporta a la alta dirección el conocimiento del panorama real de la ejecución de los proyectos respecto a la asignación y uso de los recursos presupuestales destinados, tiempos de ejecución, contingencias, entre otros aspectos relevantes al desarrollo de los mismos.

Plan Institucional de Archivos – PINAR

APROBACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. 

Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo General de la Nación de Colombia, ente rector de la política archivística, como para los archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

El proceso de aprobación de las Tablas de Retención Documental se sometió a consideración por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación el 14 de febrero de 2002 y aprobadas por el Consejo Directivo de esa entidad mediante el Acuerdo Nro. 031 del 02 de agosto de 2002.

En concordancia con las disposiciones vigentes la Universidad dio aplicación a las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias, mediante la resolución rectoral Nro. 1981 del 12 de septiembre de 2002.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Registro de Activos de la Información – Descargar en formato xls  

Índice de Información Reservada y Clasificada – Descargar formato xls

HERRAMIENTAS 

ACTIVOS

ESQUEMA DE PUBLICACIÓN

CONTÁCTENOS

ESQUEMA DE PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Universidad de Córdoba da a conocer el Esquema de Publicación de Información con el objetivo de comunicar e informar de manera responsable, organizada y veraz a los ciudadanos y grupos de interés, sobre la información publicada de acuerdo al derecho de acceso a la información pública y divulgación dinámica de la información prevista en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014. Descargar Esquema de publicación.

CONTÁCTENOS

Líder del proceso de Gestión Documental: Estela Barco Jaraba

archivoycorrespondencia@
correo.unicordoba.edu.co

contacto@correo.unicordoba.edu.co

Bloque 43